Açıklama








PR DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ

1. AMAÇ:

Ø HKS’ nin 6 temel yapıtaşı bulunmaktadır.

Liderlik: Kalite çalışmalarına kurum yöneticilerinin liderlik etmesi,

Güvenlik: Hasta ve çalışan güvenliğinin sağlanması,

Memnuniyet: Hasta ve çalışan memnuniyetinin sağlanması,

Tam Katılım: Kalite çalışmalarına tüm kurum çalışanlarının dâhil edilmesinin sağlanması,

Süreç Yönetimi Yaklaşımı: Hastanede sunulan tüm hizmetlerin süreç yönetimi yaklaşımı ile değerlendirilmesi,

Gelişim: Sürekli gelişim ve iyileştirme felsefesinin kuruma yerleştirilmesi.

Ø HKS yukarıda belirtilen altı temel yapıtaşının kurumlara yerleşmesi üzerine kurgulanmıştır.

Ø Dokümantasyon, bu yapıtaşları üzerine bina edilecek kurumsal yapı için katalizör vazifesi görecek önemli bir araç olarak kullanılmaktadır.

Ø HKS’de dokümantasyon ile kurumda icra edilen işlerin gözden geçirilerek, çalışanlar ve hastalar için en uygun şekilde yeniden düzenlenmesinin sağlanması hedeflenmiştir.

Ø Doküman hazırlama sürecinde gereksiz işlem basamaklarının çıkarılması veya işlerin daha verimli ve faydalı şekilde yeniden düzenlenmesinin yolu açılmış olacaktır.

Ø Doküman hazırlamanın kuruma bir diğer önemli faydası da yapılan işlerde standardizasyonun sağlanmasıdır.

Ø Hazırlanan dokümanın, kurumda aynı işin farklı şekillerde icra edilmesinin sakıncalarını ortadan kaldırması açısından faydalı olacağı düşünülmektedir.

Ø Hazırlanan doküman aynı zamanda faydalı bir eğitim aracı olarak da kullanılabilmektedir.

Ø Hem işe yeni başlayan hem de yer değiştirme nedeniyle işi yeni öğrenecek kişiler için daha önce hazırlanmış olan doküman, önemli bir eğitim aracı olacaktır.

2. KAPSAM

Kargı Devlet Hastanesi Kalite Yönetim Birimi ve hastane Yöneticilerini kapsar.

3. TANIMLAR

Doküman: Bilginin yer aldığı ortamdır.

(HKS’de yer alan “Yazılı Düzenleme” ifadesinden “Doküman” anlaşılmalıdır.)

Prosedür: Faaliyetlerden oluşan bir sürecin nasıl icra edildiğini anlatan dokümandır.

Talimat: Tek bir faaliyetin işlem basamaklarını içeren dokümandır.

Rehber: Yapılan faaliyetlerde yol gösterme ve bilgilendirme amacıyla oluşturulan dokümandır.

Form: İstenilen veri veya bilgilerin yazılması, doldurulması için hazırlanmış dokümandır.

Dış Kaynaklı Doküman: Kurumun kendisi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan dokümandır.

Plan: Hedeflenen bir amaca ulaşılmasını sağlayacak adımlardan oluşan; neyi, ne zaman, niçin ve nasıl yapacağımızı gösteren dokümandır.

Rıza Belgesi: Uygulanacak tıbbi işleme ilişkin, işlemi yapacak sağlık personeli tarafından hastaya aktarılan bilgilerin yer aldığı ve hastanın rızasını almak için oluşturulmuş dokümandır.

Liste: Benzer öğelerin ardışık sıralandığı dokümandır.

Yardımcı Doküman: Prosedür, Talimat, Rehber, Form, Plan, Liste, Rıza Belgesi ve Dış Kaynaklı dokümanların dışında kalan veya bu dokümanları destekleyici nitelikteki dokümandır.

Dokümanın Adı: Dokümanın ilişkili olduğu konuyu ifade eder.

Dokümanın Kodu: Dokümanın izlenebilirliğini sağlayan, kurum ve kuruluş tarafından doküman yönetim sistemi rehberinde belirlenen kurallara uygun olarak oluşturulan tanımlama sistemini ifade eder.

Yayın Tarihi: Dokümanın yürürlüğe girdiği tarihi ifade eder.

Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.

Revizyon Numarası: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.

4. SORUMLULAR

Ø Başhekim

Ø Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü

Ø İdari Mali İşler Müdürü

Ø İlgili birim sorumluları

5. UYGULAMALAR

HKS doğrultusunda hazırlanabilecek doküman türleri aşağıda listelenmektedir:

1. Prosedür

2. Talimat

3. Rehber

4. Form

5. Plan

6. Rıza Belgesi

7. Liste

8. Yardımcı Doküman: (Politika, Protokol, Bölüm Hedefleri, Görev-Yetki-Sorumluluklar, Klinik Rehberler, İş Akışı, El hijyeni 5 Endikasyon, İlaç İmha Tutanağı, Toplantı Tutanakları vs. )

Hazırlanacak Dokümana Nasıl Karar Verilmelidir?

Kalite Yönetim Birimi ve Bölüm Kalite Sorumluları ile birlikte HKS’nin tüm standartları incelenir ve hangi standart için hangi dokümanın hazırlanması gerektiğine karar verilir.

ü Standart incelendiğinde 01 No’lu değerlendirme ölçütünde açıkça “Prosedüre” ihtiyaç duyulduğu görülecektir.

ü 02 No’lu değerlendirme ölçütünün karşılandığını belgeleyebilmek açısından bir “Toplantı Tutanağına” gereksinim vardır.

ü Yine 02 No’lu değerlendirme ölçütü gereği “Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu” oluşturulmalıdır.

ü 04 No’lu değerlendirme ölçütü için bir “Eğitim Planı” oluşturulması ve plan doğrultusunda yapılan eğitimlerin ispatı olacak dokümana (Eğitim Katılım Formu gibi) ihtiyaç duyulacağı görülmektedir.

Her bir standart yukarıda görüldüğü gibi incelenmeli ve hazırlanması gereken dokümana karar verilmelidir.

Hazırlanacak Dokümanın Miktar ve İçeriğini Ne Etkiler?

Hazırlanması gereken dokümanın sayısı ve içeriği kurumlar açısından farklı olacaktır. Bu farklılığın temelinde bir takım kurumsal özellikler bulunmaktadır.

Bu özellikler:

Kurumun büyüklüğü ve hizmet sunum alanları

Kurum süreçlerinin karmaşıklığı

Kurumda çalışanların bilgi, beceri, tecrübe ve eğitimleri şeklinde sıralanabilir.

Dokümanın Formatı Nasıl Olmalıdır?

HKS gereği dokümanlar belli bir formata sahip olmalıdır. Tüm dokümanlarda asgari dokümanın;

a) Adı

b) Kodu

c) Yayın Tarihi

d) Revizyon Tarihi

e) Revizyon Numarası

f) Sayfa No/Sayfa Sayısı

g) Sağlık Bakanlığı Logosu

h) Hazırlayan-Kontrol Eden-Onaylayan bilgileri bulunmalıdır. (Dokümanlarda Hazırlayan, Kontrol Eden ve Onaylayan bilgileri; kişi(ler)in, unvan ve imzalarını içerir.)

Prosedürler Nasıl Hazırlanır?

Prosedürler kurumda icra edilmekte olan ve bir dizi faaliyetten meydana gelen bir işin işlem basamaklarını anlatan dokümanlardır. Bu dokümanın hazırlanmasında amaç, aynı işin farklı şekillerde icra edilmesini engellemek ve yapılan iş için en uygun yöntemin belirlenerek yürürlüğe girmesini sağlamaya yardımcı olmaktır. Bir yönüyle işin icra edilmesinde uyulacak kurallar da belirlenmiş olur.

Prosedürlerde 6 temel başlık bulunur:

1. Amaç: Bu bölümde prosedürün hangi amaçla hazırlandığı yazılır.

2. Kapsam: Bu bölüm hazırlanan prosedürün sınırlarını belirler. Prosedürün hangi faaliyetleri veya hangi hizmet bölümlerini kapsadığı belirlenir.

3. Kısaltmalar: Prosedürde geçen ve kısaltması kullanılan kavramların listesi sıralanır.

4. Tanımlar: Prosedürün faaliyet akışı bölümünde yer alan ve açıklanmasında fayda olacağı düşünülen kavramlar tanımlanır.

5. Sorumlular: Prosedürü bilme, uygulama ve prosedür ile belirlenen faaliyetleri kontrol etme görevi olan tüm sorumlular sıralanır.

6. Faaliyet Akışı: Prosedürün faaliyet akışı bölümünde aşağıdaki işlem basamakları izlenir:

Adım 1: İşin başladığı andaki ilk faaliyetten başlanarak tüm faaliyetler sıralanır,

Adım 2: Her faaliyet için; “Ne? Neden? Ne zaman? Nerede? Nasıl? Kim?” sorularından uygun olanların cevabı aranır,

Adım 3: Alınan cevaplar bir anlam bütünlüğü içerisinde cümlelere dönüştürülerek prosedür hazırlanmış olur.

Adım 4: İşlem basamakları içerisinde yer alan bir faaliyet başka bir doküman yazmayı gerektirecek kadar uzunsa veya bu faaliyet için daha önce bir doküman hazırlandıysa, prosedürde bu dokümana atıf yapılır.

İlgili Dokümanlar: Tüm faaliyetler ardışık bir şekilde tamamlandıktan sonra “İlgili Dokümanlar” başlığı oluşturulur. Bu başlıkta, dokümanda bahsedilen tüm dokümanlar listelenir.

Talimatlar Nasıl Hazırlanır?

Talimatlar tek bir faaliyetin nasıl gerçekleştirildiğini anlatan dokümanlardır. Hazırlanması Prosedür ile aynıdır.

Rehberler Nasıl Hazırlanır?

Rehberler kurumların çalışanları ya da kurumdan hizmet alan kişiler için yol gösterme ve bilgilendirme amaçlı oluşturulan dokümandır. HKS’de toplam 9 standartta rehber hazırlanması istenmektedir. Bu rehberler aşağıda sıralanmıştır:

  • Genel ve bölüm uyum eğitimleri için rehber
  • Antibiyotik Kullanım Kontrolü ve Antibiyotik Profilaksi Rehberi
  • Hastane Bilgi Rehberi
  • Biyokimya Test Rehberi
  • Biyokimya Güvenlik Rehberi

Rehberlerin hazırlanmasında aşağıdaki adımlar izlenir:

Adım 1: Rehberin içeriğinde yer alacak konular belirlenir.

Adım 2: İçerikte yer alacak konular hakkında sunulacak bilgiye karar verilir.

Adım 3: Sunulacak bilgi, metin ve görsel anlamda bir araya getirilerek rehber hazırlanır.

Rehberlerde önemli olan kullanıcısına verilmesi arzu edilen bilgiyi içerecek şekilde oluşturulmasıdır. Verilmesi arzu edilen bilgi kısa, öz ve anlaşılır bir formatta bir araya getirilmelidir.

Plan Nasıl Hazırlanmalıdır?

Ø Planlama, gelecekte gerçekleştirilecek faaliyetlerin bugünden belirlenmesidir.

Ø Gerçekleştirilmesi düşünülen faaliyetlerin arzulanan şekilde sonuçlandırılabilmesi iyi bir planlama gerektirir. Bu yüzden HKS’nin bazı standartlarında kurumun planlar oluşturması ve bu planlar doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirmesi istenmektedir.

Ø HKS’ de istenen planlar:

  • Öz Değerlendirme Planı
  • Tıbbi Cihazların Bakım ve Kalibrasyon Planları
  • Bölüm Bazında Temizlik Planı
  • Acil Durum ve Afet Planı

Ø Aşağıdaki soruların cevapları uygun formatlarda bir araya getirilerek plan oluşturulmalıdır.

  • Ne
  • Ne zaman
  • Nasıl
  • Nerede
  • Kim tarafından
  • Hangi sürede

Rıza Belgesi Nasıl Hazırlanmalıdır?

Rıza belgesi aşağıdaki başlıklar altında hazırlanmalıdır:

  • İşlemden beklenen faydalar
  • İşlemin uygulanmaması durumunda karşılaşılabilecek sonuçlar
  • Varsa işlemin alternatifleri
  • İşlemin riskleri ve komplikasyonları
  • İşlemin tahmini süresi
  • Hastanın adı, soyadı ve imzası
  • İşlemi uygulayacak hekimin adı, soyadı, unvanı ve imzası
  • Rızanın alındığı tarih ve saat

(Yukarıdaki başlıklar altında hazırlanan içerik mümkün olduğunca hasta tarafından anlaşılabilecek bir dilde ve öz bilgiler içerecek şekilde hazırlanmalıdır.)

Dış Kaynaklı Doküman

Kurumun kendisi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan dokümandır.

1. Hizmet Kalite Standartları

2. Mevzuat

3. Rehberler

4. Protokoller vs.

Dış kaynaklı dokümanlarda dikkat edilmesi gereken hususlar:

ü Kurumda kullanılan dış kaynaklı doküman listeleri oluşturulmalı

ü Dış kaynaklı doküman listeleri belirli aralıklarla kontrol edilerek güncellenmeli

ü Kullanım alanlarında güncel dokümanın bulunması sağlanmalıdır.

Dokümanlar Nasıl Kodlanmalıdır?

HKS Bölüm Bazlı Kodlama

Bu kodlama sistemi, dokümanların HKS bölümlerinin ve doküman türlerinin kısaltmalarının belirli bir sistematik içerisinde dizilişi esasına dayanır. Doküman kodu; HKS bölüm kısaltması, doküman türü kısaltması ve bu doküman için kurum tarafından verilen numaradan oluşur. Bölüm kısaltması, doküman türü kısaltması ve sıra numarası arasında ayıraç olarak nokta (.) işareti kullanılır.

Örnek 1: YÖN.PR.01

YÖN: Yönetim Hizmetleri (Tablo 1’de tüm diğer HKS bölümlerinin kısaltmaları görülmektedir.)

PR: Prosedür (Tablo 2’de tüm doküman türleri için kullanılacak kısaltmalar görülmektedir.

01: Prosedüre verilen sıra numarasını ifade eder.

Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda “YÖN.PR.01” kodu bize dokümanın, yönetim hizmetlerinin 1 numaralı prosedürü olduğunu göstermektedir.

Dokümanlar Nasıl Duyurulmalıdır?

Tüm dokümanlar bilgisayar ortamında çalışanlarla paylaşılmalıdır. Üzerine kayıt alınması gereken mahiyetteki dokümanlar haricinde birimlerde basılı kopya bulundurulması engellenmelidir. Böylece eski tarihli dokümanların kullanımının önüne geçilmiş olacaktır. Her yayınlanan dokümanın ilgililere bilgisayar ağları üzerinden duyurulması sağlanmalıdır. Hazırlanan dokümanın duyurulmasının yanı sıra, ilgililere mutlaka eğitim verilmelidir. Unutulmamalıdır ki, sadece Kalite Yönetim Biriminin ve Bölüm Kalite Sorumlusunun haberdar olduğu dokümandan hiçbir fayda sağlanamaz.

Dokümanlar Nasıl Muhafaza Edilmelidir?

  • Orijinal dokümanlar HKS değerlendirmelerinde delil niteliği taşıyacaklardır. Islak imzalı tüm orijinal dokümanlar kalite yönetim biriminde muhafaza edilmelidir.
  • Orijinal dokümanlar, sistemli bir dosyalama planı çerçevesinde raflanmalı ve içeriğinin okunabilir kalması açısından gereken tedbirler alınmalıdır.
  • HKS doğrultusunda yapılan çalışmaları gösterir kayıt nitelikli dokümanlar da (Düzeltici Önleyici Faaliyet Formları, Toplantı Tutanakları gibi) orijinal nitelikteki dokümanlar gibi düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.

Not: Bilgisayar bulunmayan bölümlerde kontrolsüz kopyaların basılı olarak bulundurulmasına müsaade edilebilir.

Dokümanların Revizyonunda Nelere Dikkat Edilmelidir?

  • Kurumun herhangi bir sürecinde değişiklik söz konusu olduğunda güncelleme hemen gerçekleştirilmelidir.
  • Güncellenen dokümana revizyon no ve revizyon tarihi yazılmalıdır. Dokümanın ilk yayınında revizyon numarası sıfır (0), revizyon tarihi ise boş olmalıdır.
  • Dokümanın eski versiyonları değişimin takip edilebilmesi açısından Kalite Yönetim Birimince arşivlenmelidir.
  • Kurumda kullanılan tüm dokümanın bir listesi bulunmalı ve bu liste güncellemelerin izlenmesini de sağlamalıdır. Doküman listesi aşağıdaki bilgileri içermeleridir.
  • Doküman Adı
  • Doküman Kodu
  • Yayın Tarihi
  • Revizyon Tarihleri
  • Revizyon Numarası

  • Bölüm kalite sorumlusu değiştiğinde kendi bölümüne ilişkin dokümanları gözden geçirerek yeni bölüm sorumlusuna devretmelidir.

Dokümanların Asılmasında Nelere Dikkat Edilmelidir?

Ø Dokümanların basılı olarak duyurulması gerektiği durumlarda aşağıda belirlenen kurallara riayet edilmesi gerekmektedir:

Ø Hastalara yönelik bilgilendirici dokümanların asılacağı alanlar belirlenmeli ve bu amaçla kullanılacak alanlarda, görselliğe uygun ve estetik panolar bulunmalıdır.

Ø Panolara hangi dokümanların asılması gerektiği tanımlanmalı ve tanımlı dokümanlar belirlenen alanlar dışına asılmamalıdır.

Ø Panolar ve panolarda asılı dokümanlar görüntü kirliliği oluşturmayacak şekilde düzenlenmelidir.

Ø Panolarda asılacak dokümanlara onayın nasıl verileceği, dokümanların panoda ne kadar süre asılı kalacağı ile ilgili kurumlara ait kurallar belirlenmelidir.

Ø Hastalara yönelik yapılacak bilgilendirme dokümanları güncel olmalıdır.

Ø Hizmet Kalite Standartları kapsamında hazırlanan dokümanlar asılmamalıdır.

Ø Hastaların hizmet aldığı alanlarda hastaların bilgilendirilmesine yönelik dokümanlar dışındaki dokümanlar (Form, talimat, personele ilişkin duyuru, belgelendirme belgeleri vb) asılmamalıdır.

Ø Bakanlığımızca verilmeyen ve başka kurumlardan alınan belgeler kesinlikle asılmamalıdır.

Ø Belirlenen alanlar/panolar dışında bilgilendirici ilan, duyuru ve açıklama yapılması durumunda bu bilgilerin uygun ve estetik tarzda hazırlanması ve görüntü kirliliği oluşturmayacak şekilde düzenlenerek asılması gerekmektedir.

 

Sağlık Köşesi

Nöbetçi Eczaneler

Günün Sözü

Baylar ve ey millet, iyi biliniz ki, Türkiye Cumhuriyeti şeyhler, dervişler, müritler, mensublar memleketi olamaz. En doğru ve en hakikî tarikat, medeniyet tarikatıdır.
Kemal Atatürk - 1925

ŞU ANDA BURDASINIZ  : Anasayfa Kalite Yönetimi HKS DÖKÜMAN YÖNETİM HİZMETLERİ PR DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ

Copyright © 2012 Kargi Devlet Hastanesi Tüm Hakları Saklıdır.

Design By